（5月11日，上海）在“設(shè)計文件數(shù)字化交付”的大趨勢下，各大設(shè)計院正致力于積極推進(jìn)數(shù)字化交付之路，實現(xiàn)設(shè)計、審查、施工等流程的便捷高效。廣東江門市某電力設(shè)計院在圖文檔生命周期管理、工作效率、信息安全以及文印設(shè)備管理等方面存在諸多亟待解決的課題，經(jīng)過多方考察，該企業(yè)最終選擇了全球領(lǐng)先的數(shù)字化整合增值服務(wù)商——柯尼卡美能達(dá)為其度身定制了“圖文檔全生命周期解決方案”，通過該創(chuàng)新解決方案的導(dǎo)入，該企業(yè)更好地順應(yīng)了國家及設(shè)計院行業(yè)圖紙數(shù)字化交付的新潮流，同時也大幅提高了自身的圖文檔管理效率及信息化發(fā)展水平。

 
柯尼卡美能達(dá)圖文檔全生命周期解決方案

     重構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理體系 實現(xiàn)圖文檔全生命周期數(shù)字化管理

       此前，該設(shè)計院的文件流轉(zhuǎn)流程不清晰，缺乏統(tǒng)一管理，圖紙經(jīng)常不能準(zhǔn)時交付。盡管員工經(jīng)常加班，也仍然有大量文件不能及時輸出。為此，柯尼卡美能達(dá)為其重構(gòu)了業(yè)務(wù)流程驅(qū)動檔案管理體系，全面梳理及調(diào)整了文件出版、檔案管理等流程，逐步引導(dǎo)該設(shè)計院實現(xiàn)了圖文檔生命周期的數(shù)子化管理。柯尼卡美能達(dá)圖文檔全生命周期解決方案主要包含“享印ECM系統(tǒng)”（以下稱“ECM”）和“Scanpath掃描捕獲系統(tǒng)”（以下稱“Scanpath”）兩大系統(tǒng)。

       ECM為該設(shè)計院提供了一個電子文件管理及協(xié)同辦公的統(tǒng)一平臺，涵蓋了組織運(yùn)營涉及的圖文檔管理、協(xié)同辦公、審批管理、無紙化、數(shù)據(jù)安全管理等內(nèi)容，可支持整個企業(yè)文檔內(nèi)容生命周期內(nèi)各個階段的信息管理、協(xié)同和應(yīng)用。設(shè)計人員只需從該系統(tǒng)下載圖紙模板，進(jìn)行圖紙設(shè)計；設(shè)計完成后，通過大屏審圖系統(tǒng)進(jìn)行會審，會審后可實現(xiàn)圖紙批量化電子版歸檔并加載電子簽名；出版中心接到出版單后，進(jìn)行文件的出版及蓋章；蓋章后的文件將進(jìn)行統(tǒng)一分發(fā)及掃描歸檔。此外，柯尼卡美能達(dá)Scanpath可自動識別圖框中的工程名、編號、階段并按規(guī)則重命名；ECM讀取Scanpath重命名后的文件，將被導(dǎo)入到系統(tǒng)中對應(yīng)的項目文件夾中，如此，各相關(guān)部門就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)關(guān)鍵詞查詢、讀取，并可調(diào)用項目各階段的文件，如有需要還可以隨時從系統(tǒng)中調(diào)用已歸檔文件，進(jìn)行二次輸出。

 
重構(gòu)后的設(shè)計院業(yè)務(wù)流程驅(qū)動檔案管理體系

     完善硬件及軟件系統(tǒng) 有效提升效率&杜絕信息外泄

       之前，該設(shè)計院很多設(shè)計圖紙都需要外包到快印店輸出，不僅效率低下，而且有時內(nèi)部的一些機(jī)密信息也會在外包的同時被泄露出去，信息安全存在很大隱患。為此，柯尼卡美能達(dá)在該設(shè)計院原有設(shè)備的基礎(chǔ)上，為其導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)復(fù)印機(jī)bizhubC754/C654及ECM、Scanpath等文檔流轉(zhuǎn)及管理系統(tǒng)；同時通過結(jié)合現(xiàn)有的員工域賬號和員工卡，幫助該設(shè)計院實現(xiàn)了刷卡認(rèn)證輸出配合，這一系列措施不僅提升了該設(shè)計院的業(yè)務(wù)效率，也幫助其構(gòu)建了集中管理、安全共享內(nèi)容平臺，提高了內(nèi)部協(xié)同能力并規(guī)范了數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)了對信息安全的嚴(yán)格管控。

 
柯尼卡美能達(dá)高速彩色多功能復(fù)合機(jī) bizhub C754

     提供人性化服務(wù) 提升用戶滿意度

       當(dāng)前國內(nèi)文印輸出普遍存在浪費(fèi)現(xiàn)象，該設(shè)計院也不例外。文印中心浪費(fèi)較為嚴(yán)重，設(shè)備狀況不佳，每年需投入20多萬元進(jìn)行設(shè)備的更新和維護(hù)，難以實現(xiàn)成本的合理管控，為了幫助該設(shè)計院有效管控成本、提高服務(wù)質(zhì)量，柯尼卡美能達(dá)為該設(shè)計院派駐了駐場人員負(fù)責(zé)出版業(yè)務(wù)及檔案管理業(yè)務(wù)，同時為設(shè)計院提供了抄表服務(wù)以保證機(jī)器的良好運(yùn)行狀態(tài)，還可根據(jù)設(shè)備使用狀況及時提供硒鼓等耗材。若機(jī)器發(fā)生故障，柯尼卡美能達(dá)也能保證以最快時間響應(yīng)，從而幫助該設(shè)計院每月節(jié)約了20%左右的成本并大幅提升了用戶滿意度。

       秉承“一切以客戶為中心”的企業(yè)服務(wù)理念，柯尼卡美能達(dá)為設(shè)計院用戶度身定制的圖文檔全生命周期解決方案，將ECM、Scanpath等文檔流轉(zhuǎn)及管理軟件與柯尼卡美能達(dá)硬件無縫連接，助力其全面推進(jìn)了數(shù)字化交付進(jìn)程。未來，柯尼卡美能達(dá)將繼續(xù)為不同行業(yè)用戶開發(fā)滿足其需求的個性化解決方案，提升企業(yè)核心競爭力，幫助其順應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化發(fā)展趨勢。

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