（5月11日，上海）在“設計文件數(shù)字化交付”的大趨勢下，各大設計院正致力于積極推進數(shù)字化交付之路，實現(xiàn)設計、審查、施工等流程的便捷高效。廣東江門市某電力設計院在圖文檔生命周期管理、工作效率、信息安全以及文印設備管理等方面存在諸多亟待解決的課題，經(jīng)過多方考察，該企業(yè)最終選擇了全球領先的數(shù)字化整合增值服務商——柯尼卡美能達為其度身定制了“圖文檔全生命周期解決方案”，通過該創(chuàng)新解決方案的導入，該企業(yè)更好地順應了國家及設計院行業(yè)圖紙數(shù)字化交付的新潮流，同時也大幅提高了自身的圖文檔管理效率及信息化發(fā)展水平。

 
柯尼卡美能達圖文檔全生命周期解決方案

     重構業(yè)務流程管理體系 實現(xiàn)圖文檔全生命周期數(shù)字化管理

       此前，該設計院的文件流轉流程不清晰，缺乏統(tǒng)一管理，圖紙經(jīng)常不能準時交付。盡管員工經(jīng)常加班，也仍然有大量文件不能及時輸出。為此，柯尼卡美能達為其重構了業(yè)務流程驅動檔案管理體系，全面梳理及調整了文件出版、檔案管理等流程，逐步引導該設計院實現(xiàn)了圖文檔生命周期的數(shù)子化管理。柯尼卡美能達圖文檔全生命周期解決方案主要包含“享印ECM系統(tǒng)”（以下稱“ECM”）和“Scanpath掃描捕獲系統(tǒng)”（以下稱“Scanpath”）兩大系統(tǒng)。

       ECM為該設計院提供了一個電子文件管理及協(xié)同辦公的統(tǒng)一平臺，涵蓋了組織運營涉及的圖文檔管理、協(xié)同辦公、審批管理、無紙化、數(shù)據(jù)安全管理等內容，可支持整個企業(yè)文檔內容生命周期內各個階段的信息管理、協(xié)同和應用。設計人員只需從該系統(tǒng)下載圖紙模板，進行圖紙設計；設計完成后，通過大屏審圖系統(tǒng)進行會審，會審后可實現(xiàn)圖紙批量化電子版歸檔并加載電子簽名；出版中心接到出版單后，進行文件的出版及蓋章；蓋章后的文件將進行統(tǒng)一分發(fā)及掃描歸檔。此外，柯尼卡美能達Scanpath可自動識別圖框中的工程名、編號、階段并按規(guī)則重命名；ECM讀取Scanpath重命名后的文件，將被導入到系統(tǒng)中對應的項目文件夾中，如此，各相關部門就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)關鍵詞查詢、讀取，并可調用項目各階段的文件，如有需要還可以隨時從系統(tǒng)中調用已歸檔文件，進行二次輸出。

 
重構后的設計院業(yè)務流程驅動檔案管理體系

     完善硬件及軟件系統(tǒng) 有效提升效率&杜絕信息外泄

       之前，該設計院很多設計圖紙都需要外包到快印店輸出，不僅效率低下，而且有時內部的一些機密信息也會在外包的同時被泄露出去，信息安全存在很大隱患。為此，柯尼卡美能達在該設計院原有設備的基礎上，為其導入了柯尼卡美能達復印機bizhubC754/C654及ECM、Scanpath等文檔流轉及管理系統(tǒng)；同時通過結合現(xiàn)有的員工域賬號和員工卡，幫助該設計院實現(xiàn)了刷卡認證輸出配合，這一系列措施不僅提升了該設計院的業(yè)務效率，也幫助其構建了集中管理、安全共享內容平臺，提高了內部協(xié)同能力并規(guī)范了數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)了對信息安全的嚴格管控。

 
柯尼卡美能達高速彩色多功能復合機 bizhub C754

     提供人性化服務 提升用戶滿意度

       當前國內文印輸出普遍存在浪費現(xiàn)象，該設計院也不例外。文印中心浪費較為嚴重，設備狀況不佳，每年需投入20多萬元進行設備的更新和維護，難以實現(xiàn)成本的合理管控，為了幫助該設計院有效管控成本、提高服務質量，柯尼卡美能達為該設計院派駐了駐場人員負責出版業(yè)務及檔案管理業(yè)務，同時為設計院提供了抄表服務以保證機器的良好運行狀態(tài)，還可根據(jù)設備使用狀況及時提供硒鼓等耗材。若機器發(fā)生故障，柯尼卡美能達也能保證以最快時間響應，從而幫助該設計院每月節(jié)約了20%左右的成本并大幅提升了用戶滿意度。

       秉承“一切以客戶為中心”的企業(yè)服務理念，柯尼卡美能達為設計院用戶度身定制的圖文檔全生命周期解決方案，將ECM、Scanpath等文檔流轉及管理軟件與柯尼卡美能達硬件無縫連接，助力其全面推進了數(shù)字化交付進程。未來，柯尼卡美能達將繼續(xù)為不同行業(yè)用戶開發(fā)滿足其需求的個性化解決方案，提升企業(yè)核心競爭力，幫助其順應現(xiàn)代數(shù)字化發(fā)展趨勢。

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