廣州某陶瓷有限公司總部位于意大利摩德納市，主要從事瓷磚的設計、研發(fā)、生產(chǎn)和銷售，于2001年投資中國，隨著業(yè)務的發(fā)展，已約有100名員工陸續(xù)搬入研發(fā)中心全新的辦公大樓進行辦公。在當時，該研發(fā)中心由于集合了多個分支的資產(chǎn)，所以使用了大約有3臺的辦公設備。辦公設備由采購部、行政部和IT部門共同承擔管理責任，由于不同廠家的設備混在一起，購買后使用的年數(shù)也是五花八門的。

       在那種混合使用的環(huán)境中，往往會有辦公設備運行和管理上的各種難題。“故障或更換耗材的頻率非常的高。IT部光是應對公司內(nèi)各部門頻繁提出的修理要求就耗費了大量的人力。再加上辦公設備的運行成本很難掌握，這都是很棘手的問題。”

       公司為了解決這些課題，向幾家辦公設備供應商征求建議。經(jīng)過多方的討論比較，最終選擇了科頤辦公提供的柯尼卡美能達的解決方案。

       選中柯尼卡美能達的重要理由就是柯尼卡美能達所提供的評估調(diào)查服務。此調(diào)查就是根據(jù)現(xiàn)有辦公環(huán)境中辦公設備的放置情況、過去1年辦公耗材成本與現(xiàn)有設備的輸出張數(shù)，通過對管理者及使用者進行問卷調(diào)查等手段，對設備使用情況和成本等現(xiàn)狀進行了調(diào)查和分析。

       通過評估，就使得本來隱藏的問題顯現(xiàn)出來了。比如，單一功能的不同品牌的辦公設備多臺使用；還存在耗材由使用設備的部門自行購買等情況，無法對現(xiàn)有的辦公設備進行統(tǒng)一的管理，其次，與辦公設備的數(shù)量相比，管理這些設備的工作人員實在太少了等課題。

       導入解決方案的時候，并不是一次性將所有設備進行更換，而是分階段實施。首先嘗試更換使用的設備是1臺柯尼卡美能達C226彩色多功能復合機 ,同時還導入了統(tǒng)計管理軟件和設備管理軟件實現(xiàn)了對辦公設備的統(tǒng)一管理。

       導入后，得到了多種成效。設備發(fā)生故障和卡紙的情況不但明顯減少了,設備管理效率也提高了。導入前，每次設備發(fā)生故障，都必須到設備放置處，確認該設備的問題。導入后如果設備再發(fā)生問題，利用網(wǎng)絡監(jiān)視的監(jiān)測，管理者就能通過電子郵件和手機自動收到相應的問題報告。

       “能夠馬上掌握到發(fā)生問題的設備所處的場所及問題種類等信息，就可以準確迅速地處理問題。而且，在復合機使用量較大的財務中心，處理故障的時間減少到1/3，這樣的話設備管理工作量也減少了”。

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