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科頤辦公為物流行業(yè)文印解決方案,運(yùn)用柯尼卡美能達(dá)OPS綜合提案 效果顯著

發(fā)布者:廣州科頤         發(fā)布時(shí)間:2015-11-02

      國(guó)內(nèi)物流行業(yè)的崛起雖然只是近幾年的事,但以服務(wù)商務(wù)客戶為主的"商貿(mào)物流"卻早已伴隨商業(yè)社會(huì)的進(jìn)化,在更開放的平臺(tái)上發(fā)展至今天的龐大規(guī)模。貿(mào)易貨物漂洋過海飛越萬里到達(dá)世界的另一端,其過程遠(yuǎn)比"淘寶包郵"復(fù)雜繁瑣得多,幸而仰仗"現(xiàn)代物流"的信息化管理,才可確保這一流通過程順利而高效。


      某世界500強(qiáng)物流"巨頭"就是這樣一家推行物流信息化的行業(yè)佼佼者。如果你走進(jìn)這家公司的辦公區(qū),必定會(huì)對(duì)員工辦公桌上堆積如山的各種單據(jù),還有打印傳真室絡(luò)繹不絕的繁忙場(chǎng)面留下深刻印象。在這里,合理、高效的文檔信息流所起到的引導(dǎo)和整合作用被賦予了更高意義。"文檔處理是現(xiàn)代物流最重要的日常工作之一,也是我們物流信息化改善的核心之一。"該公司IT負(fù)責(zé)人還表示,"科頤辦公的OPS綜合提案,幫助我們改善了工作流程,使得工作效率大幅提升,同時(shí)緩解了企業(yè)一部分成本壓力,規(guī)避了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn),讓我們的日常工作變得更加高效、有序。"



科頤辦公OPS解決方案幫助用戶實(shí)現(xiàn)高效智能型辦公

      

       智能歸檔取代人工,輕松提效60%

       一套含訂單、報(bào)關(guān)資料的客戶單據(jù)大概10-20頁,采用人工歸檔需要多久?答案是:8分鐘!按照一天工作8小時(shí)計(jì)算,一個(gè)熟練員工不間斷地整理資料、掃描、歸檔分類、重命名,一天最多也只能處理60套客戶單據(jù),而該公司全國(guó)范圍每月8500套單據(jù)的歸檔工作量需要近200個(gè)工作日才能完成,中間還可能因?yàn)槿斯げ僮魇д`,比如重命名錯(cuò)誤等延誤工作進(jìn)度,使工作效率大打折扣。


       這對(duì)于追求高效的物流企業(yè)來說無疑是拖了后腿。于是,企業(yè)負(fù)責(zé)人提出,以"智能"化自動(dòng)歸檔系統(tǒng)來取代傳統(tǒng)的人工操作,希望憑借專業(yè)辦公技術(shù)提高工作效率,避免人工出錯(cuò),同時(shí)為員工騰出更多時(shí)間處理其它重要工作,提高企業(yè)的綜合實(shí)力。


       為此,科頤辦公解決方案專家團(tuán)隊(duì)在實(shí)地考察了客戶的辦公環(huán)境后,開出了OPS綜合提案服務(wù)的第一道"處方"——條形碼分割系統(tǒng)解決方案,即Barcode Separator。


       這是一套基于柯尼卡美能達(dá)數(shù)碼復(fù)合機(jī)OCR(光學(xué)字符識(shí)別)技術(shù)的解決方案,能夠?qū)呙鑸D像的文字或符號(hào)提取分層加以識(shí)別。專家團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn),在物流公司每一套客戶單據(jù)的首頁,都有用于唯一識(shí)別的條形碼信息。導(dǎo)入Barcode Separator系統(tǒng)之后,復(fù)合機(jī)通過輸稿器執(zhí)行自動(dòng)批量掃描的過程時(shí),每遇到有條形碼的一頁就會(huì)自動(dòng)拆分出上一套文件,并且以掃描時(shí)設(shè)定的Tiff或PDF文件格式保存到指定的文件夾下,再根據(jù)提前設(shè)定的命名規(guī)則,將分割文件重命名。這就好比是流水線上的機(jī)械手,自動(dòng)分揀配套的材料放置于不同的功能區(qū),最后還貼心地?fù)Q上標(biāo)識(shí),方便你識(shí)別。整個(gè)過程完全倚賴卓越的現(xiàn)代辦公技術(shù),簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)繁瑣的工作流程,杜絕人工操作的失誤,而且據(jù)測(cè)算,改善后每套單據(jù)處理過程僅花費(fèi)3分鐘,工作效率提升達(dá)到驚人的62.5%,而這一改善也直接反映在商貿(mào)客戶滿意度的提升上。


       省下的每一分都是現(xiàn)金流

       另一方面,大量的紙質(zhì)傳真占用了物流公司日常行政費(fèi)用的不少開銷,也是紙張浪費(fèi)的源頭之一。在這里,傳真機(jī)猶如另一扇"業(yè)務(wù)窗口",源源不斷地接收來自世界各地的訂單合同、報(bào)關(guān)資料。以往的工作流程是:傳真機(jī)接收到一定數(shù)量的收信后,由人工派發(fā)給相應(yīng)業(yè)務(wù)員,而發(fā)出的傳真,有時(shí)也要排隊(duì)打印、再行傳送。"我們發(fā)現(xiàn)這樣的工作流程會(huì)導(dǎo)致諸多問題,"科頤辦公解決方案專家進(jìn)行了舉例,"比如首要的會(huì)導(dǎo)致紙張耗材的浪費(fèi),工作效率低,不能進(jìn)行傳真管理或?qū)崿F(xiàn)移動(dòng)傳真,還可能導(dǎo)致機(jī)密情報(bào)的泄露等,也不符合物流信息化的發(fā)展需求。"


        隨后,科頤辦公提出OPS綜合提案服務(wù)中的另一套系統(tǒng)——Eastfax無紙化傳真系統(tǒng),針對(duì)這些"病癥"對(duì)癥下藥。運(yùn)用這套系統(tǒng)的好處是,每當(dāng)傳真機(jī)接收到外部傳真時(shí),系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)識(shí)別內(nèi)線號(hào)碼,準(zhǔn)確地將傳真資料發(fā)送至收信人的郵箱,而外發(fā)傳真也可以通過郵箱直接送信,Eastfax系統(tǒng)將自動(dòng)搜索可發(fā)送的傳真線,無需打印輸出,也不必等待,如果發(fā)送失敗系統(tǒng)還會(huì)自動(dòng)再送信。傳真將不再局限于文檔形式,且都能被電子存檔,這使得傳真管理趨于簡(jiǎn)單化,完全脫離了傳統(tǒng)傳真收發(fā)流程的束縛。


      目前,Eastfax無紙化傳真系統(tǒng)已經(jīng)幫助該企業(yè)每月節(jié)約傳真輸出達(dá)30000張,并且隨著系統(tǒng)的深入運(yùn)作而有增無減,"沒想到以往看似無處可省的辦公費(fèi)用也可以減省下來。"該公司IT負(fù)責(zé)人欣喜地說。傳真收發(fā)的電子化,也防止了因傳真遺失而導(dǎo)致的信息安全隱患。


      "我們對(duì)科頤辦公的服務(wù)非常滿意,他能夠根據(jù)我們的具體需求配以個(gè)性化的解決方案,是值得信賴的合作伙伴。"運(yùn)用"定制式"的OPS綜合提案服務(wù)模式,科頤辦公幫助該物流企業(yè)成功實(shí)現(xiàn)了效率提升、成本降低、提高準(zhǔn)確性和安全性的四項(xiàng)綜合改善需求,而每一項(xiàng)改善都意味客戶能夠在未來的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中繼續(xù)強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),獲得更大的商業(yè)成功。


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