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柯尼卡美能達(dá)復(fù)印機(jī)解決方案

發(fā)布者:廣州科頤         發(fā)布時(shí)間:2015-03-09

       又是一個(gè)開(kāi)學(xué)季?!懊炕厥盏絹?lái)自學(xué)生或家長(zhǎng)對(duì)較早付款事項(xiàng)的詢問(wèn)時(shí),我都非常焦慮。試圖在大量歸檔的文件中找到某個(gè)特定的付款收據(jù),尤其是過(guò)去的舊單據(jù),有時(shí)需要花費(fèi)半個(gè)鐘頭?!盚elena說(shuō),“我希望自己能夠迅速回應(yīng)學(xué)生或家長(zhǎng)的詢問(wèn),我不想讓他們等太久?!?/span>


柯尼卡美能達(dá)復(fù)印機(jī)

數(shù)據(jù)整理神器柯尼卡美能達(dá)


       Helena任職于一所國(guó)際學(xué)校,該校每月的學(xué)費(fèi)可以通過(guò)直接付款或匯款的方式支付,在完成收款過(guò)程后,所有的付款收據(jù)會(huì)被郵寄到總部進(jìn)行整理和存檔。這不僅讓存儲(chǔ)空間不斷膨脹,也使得文檔檢索效率十分低下。該校曾試圖通過(guò)使用公司的電腦和掃描儀將文檔電子化來(lái)解決這一問(wèn)題,但是這一過(guò)程總未得以實(shí)現(xiàn)。校方負(fù)責(zé)人說(shuō):“由于每個(gè)掃描的圖像都存儲(chǔ)在一個(gè)文件夾中,而這些文件夾必須要為不同的學(xué)校分別存儲(chǔ)。實(shí)踐證明,在這項(xiàng)工作中所涉及的龐大工作量是一個(gè)主要的障礙?!?/span>

     利用更換多功能復(fù)合機(jī)的機(jī)會(huì),該校導(dǎo)入了柯尼卡美能達(dá)的解決方案,包括彩色多功能復(fù)合機(jī)、硬件基礎(chǔ)設(shè)施(如服務(wù)器)、用于分類掃描文件的軟件以及文檔管理軟件,用戶只需在掃描付款收據(jù)時(shí)選擇相應(yīng)的學(xué)校文件夾,掃描的文檔就會(huì)自動(dòng)分類并保存到特定的文件夾中,顯著節(jié)省了存儲(chǔ)空間,免去了分類掃描文件的麻煩;將過(guò)去存放在紙箱中的所有付款收據(jù)轉(zhuǎn)化為電子文檔,使得文件搜索能力得以大大改善,并且大幅減少了查詢響應(yīng)時(shí)間。

“現(xiàn)在,文件夾中只存儲(chǔ)最近的付款收據(jù);過(guò)去存放在紙箱中的所有舊文檔,現(xiàn)在都存儲(chǔ)在主服務(wù)器上。這意味著,我們不必再擔(dān)心存儲(chǔ)空間的問(wèn)題了?!?Helena高興地說(shuō),“一旦收到追溯付款收據(jù)的質(zhì)詢,我們現(xiàn)在可以立即做出響應(yīng),而無(wú)需讓學(xué)生或家長(zhǎng)等待”。文檔管理解決方案,讓我更迅速地應(yīng)對(duì)工作!



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