2015年3月16，廣州科頤辦公-柯尼卡美能達(dá)廣州地區(qū)分銷商，成功為廣州某通信企業(yè)安裝好一臺(tái)柯尼卡美能達(dá)C221彩色復(fù)印機(jī)。

柯尼卡美能達(dá)C221復(fù)印機(jī)

       百余年已經(jīng)過(guò)去，人類的通信史依舊在不斷的進(jìn)化。從兩個(gè)罐頭加一根繩子開(kāi)始，人類就在探索如何利用工具進(jìn)行遠(yuǎn)端通信，電報(bào)、電話、撥號(hào)盤(pán)電話、按鍵電話、手機(jī)、短信、VoIP、FreeEIM。曾經(jīng)倚靠"高科技"、"密集型"兩大優(yōu)勢(shì)領(lǐng)跑于其他行業(yè)的通信行業(yè)，如今也面臨著信息安全和成本控制的課題。對(duì)高科技企業(yè)來(lái)說(shuō)，任何一點(diǎn)信息的泄露都可能造成企業(yè)巨大的損失。如何在不降低工作效率的同時(shí)降低辦公成本？如何保障信息的輸出安全？某國(guó)際知名通信企業(yè)老總也提出了這樣的疑問(wèn)。

辦公成本難管控，文檔信息易泄露

       該通信企業(yè)業(yè)務(wù)覆蓋全球范圍，對(duì)日常辦公設(shè)備也有著較多的需求。然而通信部門在日常管理的過(guò)程中卻發(fā)現(xiàn)了越來(lái)越多的問(wèn)題。

       "首先，紙張浪費(fèi)的情況非常嚴(yán)重，不必要的輸出太多，而且設(shè)備沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管控，哪個(gè)人用了哪臺(tái)設(shè)備，使用情況怎樣，我們根本無(wú)法控制，導(dǎo)致辦公成本長(zhǎng)期居高不下。"該企業(yè)通信負(fù)責(zé)人表示，"另外，由于會(huì)有多個(gè)部門共用一臺(tái)設(shè)備的情況，所以每到部門費(fèi)用結(jié)算時(shí)都無(wú)法將成本精確到部門。"

       同時(shí)，打印輸出的安全也存在很大隱患。"我們有一些打印設(shè)備放置在離座位較遠(yuǎn)的區(qū)域，而辦公室打印任務(wù)較多，有時(shí)剛剛確認(rèn)打印的文件，待走到復(fù)合機(jī)跟前，輸出的文檔已經(jīng)被其他人誤拿，或者由于工作太忙，忘記取走自己打印的文件，這些情況都使文檔安全受到威脅。"

       該負(fù)責(zé)人還表示，"由于以往是根據(jù)部門的需求來(lái)臨時(shí)采購(gòu)辦公設(shè)備，所以使用的品牌比較繁多，日常故障管理給通信部門造成了很大的工作量，而且影響到了制定戰(zhàn)略性通信管理方案的核心業(yè)務(wù)，這讓我們承擔(dān)了巨大的壓力。"

合理配置設(shè)備，導(dǎo)入IC卡認(rèn)證系統(tǒng)

       面對(duì)這些課題，科頤辦公為該企業(yè)提出了兩個(gè)辦公解決方案讓企業(yè)選擇，以"不使工作效率下降"為前提，企業(yè)最終選擇了柯尼卡美能達(dá)C221彩色復(fù)印機(jī)輸出辦公解決方案。

柯尼卡美能達(dá)辦公解決方案

       首先，科頤辦公對(duì)辦公區(qū)域和格局進(jìn)行了分析，將品牌進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)劃。這樣既方便通信部門進(jìn)行日常管理和維護(hù)，相同操作界面也便于辦公室職員輕松上手。

       在布局了硬件設(shè)備后，接下來(lái)就是導(dǎo)入方案的核心——IC卡認(rèn)證系統(tǒng)。由于IC卡認(rèn)證打印與員工信息一一對(duì)應(yīng)，可以實(shí)現(xiàn)只有本人才能拿到自己輸出的文件的功能，首先保證了輸出信息的安全。"而且工作證（IC卡）每個(gè)人都有，無(wú)需增加我們的額外工作量和成本就能夠引進(jìn)和使用，這點(diǎn)非常好。"為了加強(qiáng)成本管理，再配合統(tǒng)計(jì)分析軟件PageScope Account Manager，可以精確掌握每個(gè)員工在每臺(tái)設(shè)備上的輸出情況，不僅對(duì)部門運(yùn)作成本有了清晰的了解，而且還能實(shí)時(shí)掌握設(shè)備運(yùn)行情況的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)成本精算和安全輸出雙管齊下。

降成本促安全 提高辦公管理水平

       方案導(dǎo)入后，客戶很快就給予了積極的評(píng)價(jià)："這種認(rèn)證打印方式，間接限制了員工的打印量，減少了紙張浪費(fèi)的情況。如果有的文件已經(jīng)下達(dá)打印指令又不想輸出，可以在操作面板上取消打印，系統(tǒng)也會(huì)將長(zhǎng)時(shí)間未打印的文件自動(dòng)刪除，這樣紙張輸出量自然減少，員工的節(jié)約意識(shí)也相應(yīng)提高。"通信負(fù)責(zé)人還興奮地表示，"經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)，辦公成本比以往下降了30%，而且具體費(fèi)用還可以精確核算到部門，這超出了我們當(dāng)初對(duì)成本管控的預(yù)期，效果非常好。"

       不僅如此，輸出紙張安全的問(wèn)題也迎刃而解，"因?yàn)椴捎昧?/span>IC卡認(rèn)證，每個(gè)人都只能先刷卡，再輸出個(gè)人打印的文件，所以，以往的輸出文件隨意放置和錯(cuò)取的現(xiàn)象已經(jīng)沒(méi)有了。可見(jiàn)柯尼卡美能達(dá)的解決方案，可以將辦公安全性提升到很高的水平。通信負(fù)責(zé)人還評(píng)價(jià)："感覺(jué)柯尼卡美能達(dá)的辦公解決方案很完善。"

       另外，客戶還表示，"柯尼卡美能達(dá)的辦公設(shè)備性能比較穩(wěn)定，科頤辦公售后服務(wù)也非常到位。產(chǎn)品體驗(yàn)很智能，而且方便易用，員工也很快適應(yīng)了這種先進(jìn)的工作方式，同時(shí)也提高了我們的辦公效率和管理水平，公司管理部門對(duì)此非常滿意。未來(lái)可能還會(huì)計(jì)劃進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)其他功能的拓展。"

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